Ya hemos dicho en alguna ocasión que los proyectos de desarrollo de software a medida son complejos. Las estadísticas de la industria son muy claras al respecto: el 50% de los proyectos no satisface el valor (funcionalidad) esperado y el 67% de los proyectos no respetan ni los plazos ni los costes previstos. Es por ello que en el primer post de esta serie nos planteábamos la siguiente pregunta ¿necesito un software a medida? El objetivo era reflexionar, junto con nuestro cliente, sobre la conveniencia de una solución a medida. Resulta imprescindible abrir una reflexión sincera y objetiva para estar seguros de que las inevitables incomodidades del viaje que nos planteamos emprender van a merecer la pena.

Imaginemos que después de un cierto análisis de la situación, concluimos que el proceso que nuestro cliente necesita gestionar es muy relevante para el negocio y que no existe ningún software comercial que razonablemente pueda encajar. Es este caso, la respuesta al test de conveniencia” ¿necesito un software a medida? es un rotundo si.

Pues…¡manos a la obra! Un momento, no tan deprisa… Todavía hay que pasar un segundo test antes de emprender el viaje. Nos queda una prueba por superar; el test de madurez”. No, no es broma. ¿Recordáis que el 50% de los proyectos no alcanzaba el valor (funcionalidades, expectativas,…) esperado? Pues aquí está, a mi juicio, el principal responsable de estos fracasos; hay que tener una cierta madurez organizativa antes de emprender un desarrollo de software. No nos cansaremos de repetir que el software no es organización. El software es una capa de soporte para la ejecución. Es decir, necesitamos un organización sobre la que crear nuestro software. Y dicha organización debe tener una cierta madurez: debe existir un proceso (workflow), unos roles, unas responsabilidades y un sistema de gestión (informes e indicadores) definidos e implantados. Igual que no le podríamos pedir a una empresa de ingeniería que nos automatizara un proceso de montaje que no tenemos definido, no le podemos pedir a un desarrollador que nos “automatice” una organización que no tenemos definida.

Y…¿cómo podemos saber si una organización está suficientemente madura para abordar la creación de un software a medida? Para abordar el “test de madurez organizativa” es muy recomendable dejarse guiar por el modelo POP que propone FeedBackGround y que nosotros hemos aplicado en muchas ocasiones

 

Según el modelo POP, una organización se estructura a partir de: procesos, organigrama y personas. Estas tres partes estructurales de la organización  necesitan un sistema de gestión “por arriba” que facilita el control y mejora continua y un sistema de información “por abajo” que soporta la ejecución. ¡Este último es el software que pretendemos desarrollar! Pero vemos, quizás más claramente ahora, que sin el resto del modelo POP “in place” no es posible crear el sistema de información. Por lo tanto, para abordar el “test de madurez organizativa” necesitamos:
  1. Revisar los procesos: cuáles son los inputs y outputs, que actividades se realizan (workflow) en cada uno, qué registros se requieren, cómo se gestiona actualmente la información, que relaciones tiene con otros procesos, etc.
  2. Revisar el organigrama: qué roles intervienen en cada proceso, que responsabilidades tienen, que nivel de acceso deben tener a la información, etc.
  3. Revisar cómo trabajan las personas, pues es aquí dónde realmente se ve el proceso real (y no en el que detalla el manual de calidad o los procedimientos de la ISO), qué necesidades tienen, qué es crítico para poder hacer bien su trabajo, etc.

En nuestra experiencia, el último punto es el definitivo para pasar nuestro “test de madurez organizativa”. En empresas con una organización madura, las personas trabajan de un modo metodológico y homogéneo, con criterios organizativos claros y unificados, con una casuística bien identificada y acotada, se “respira” orden y control,… En empresas con poca madurez organizativa, cada persona trabaja con su propio método, distinto al de su compañero que realiza las mismas funciones, no hay criterios organizativos claros y cada persona aplica su mejor criterio, la casuística es abundante, es palpable el desorden, el caos…

Si el “test de madurez organizativa” es desvaforable, lamentablemente, la organización necesita evolucionar antes de plantearse un sistema de información a medida. Nuestra recomendación en estos casos es que inviertan esfuerzos en crear e implementar una organización. Que utilicen papeles, excels, sistemas de organización visuales que permitan dibujar sus procesos, unificar criterios y explicitar políticas, que acoten la casuística, que unifiquen su forma de trabajar, etc. En una empresa con un “test de madurez organizativa” desfavorable plantearse un desarrollo a medida es contribuir a aumentar las estadísticas que comentábamos al principio.

Si el “test de madurez organizativa” es favorable, el desarrollador tiene “material” para trabajar, sobre el que crear una solución que automatice tareas que actualmente son tediosas, complejas, repetitivas, en las que hay mucho excel (gran consumidor de horas laborales, dicho sea de paso…). Será fácil recoger necesidades de los usuarios y que el desarrollador entienda sus objetivos, que expresen sus expectativas y que estas sean gestionables y alcanzables. El éxito casi vendrá sólo, sin demasiado dificultad. Ahora si…¡manos a la obra!