¿Cuántas veces te has planteado la pregunta anterior? ¿Cuáles fueron tus respuestas?

  1. Quizás un rotundo “si, por supuesto, es imprescindible para gestionar mi proceso”,
  2. O por el contrario un categórico “no, con la cantidad de software comercial que existe hoy en día, buscaré el que mejor se adapte a mi proceso”,
  3. O incluso es posible que decidieras montar un sistema mediante excel para gestionar tu proceso,
  4. Y… hasta es probable que decidieras que no necesitabas informatizar el proceso e implantaras un sistema más hard utilizando papel, post-its y lápiz.

Cuándo buscamos un software, lo que realmente pretendemos es dotar a nuestro proceso de un sistema de información-gestión que soporte la ejecución del proceso y garantice la consecución de los objetivos de negocio. El software no es más (ni menos…) que una capa de soporte para la ejecución del proceso. El software no es organización. Con frecuencia hemos visto empresas que, ante la falta de organización de un determinado proceso, han pensado que la solución pasaba por implantar un software, esperando que éste “viniera con una organización bajo el brazo”. En estos casos en los que el proceso adolece de concreción, la mejor opción es no informatizarlo hasta que lo tengamos definido. Para su definición suele ser útil montar algún sistema de gestión visual, basado en circuitos de papeles, kanbans y algún (¡los mínimos!) excels para el reporting.

Suponiendo que ya tengamos nuestro proceso claro, que sepamos cómo necesitamos trabajar (workflows, roles, responsabilidades)  para lograr los objetivos, entonces es cuando nos podemos plantear buscar un sistema de información-gestión para nuestro proceso. Y, entonces, nos surge la fatídica pregunta ¿necesito un software a medida?

Aunque nosotros también desarrollamos software a medida, lo primero que nos planteamos es ayudar a nuestro cliente a responder la pregunta anterior. Desarrollar un software a medida es un proyecto complejo que requiere mucha energía de ambas partes (cliente – desarrollador). A nosotros nos gustan los retos, pero,…sólo si tienen sentido…

Con el tiempo hemos desarrollado la siguiente matriz que nos facilita entablar una conversación con nuestros clientes para ayudarles a dar respuesta a la pregunta que nos ocupa. Es muy simple y considera dos características del proceso para el que estamos buscando el sistema de información-gestión ideal:

  1. El valor añadido del proceso dentro de la cadena de valor del negocio y
  2. El grado de estandarización del proceso.

Valor añadido del proceso

Tiene que ver con la contribución del proceso en el negocio a nivel de valor (o riesgo). Por ejemplo, la generación de presupuestos en un fabricante de maquinaria especial es un ejemplo de un proceso de alto valor añadido al definirse los ingresos que se van a obtener por la venta. En el otro extremo, la generación de packing list en el mismo fabricante anterior, sería un ejemplo de escaso valor añadido.

Grado de estandarización

Aquí nos referimos a la organización del proceso. Si el proceso lo hemos organizado de una forma estándar (o similar) con respecto a la industria en la que operamos o, por el contrario, tenemos una organización muy específica de acuerdo a nuestras necesidades. Por ejemplo, una contabilidad es un proceso que la mayoría de las empresas organizan del mismo modo por imposiciones legales. Otro ejemplo del mismo estilo sería la facturación. En cambio un proceso productivo suele organizarse de forma específica en cada empresa en función de muchos factores, aunque sea un proceso similar en naturaleza al que realizan otras empresas.

Custom Software

La matriz nos indica que:

  1. Deberíamos encargar el desarrollo de un software a medida sólo en el caso que el proceso sea relevante para nuestro negocio y sea necesario organizarlo de un modo específico, adaptado a nuestra especial forma de ejecución.
  2. Deberíamos implantar un software comercial en el caso que nuestro proceso, siendo también relevante para nuestro negocio, lo podamos organizar de un modo similar al resto de empresas del sector. Notemos que hemos dicho “podamos organizar de un modo similar…”. Es decir, si advertimos que el cliente tiene una forma organizativa específica pero vemos que podría migrar a una organización más estándar sin demasiado esfuerzo organizativo y sin impactar negativamente en el desempeño, entonces la recomendación sería: software comercial.
  3. Deberíamos trabajar con herramientas ofimáticas, (principalmente hojas de cálculo) en aquellos procesos que no sean relevantes para nuestro negocio y que ejecutemos de forma específica. Conviene ir con mucho cuidado si “caemos ” en esta zona de la matriz. Muchas empresas destinan enormes cantidades de recursos a gestionar excels. Si bien es verdad que es una herramienta muy flexible, no es cierto que sea de “coste cero”. No tiene coste de licencias (o es despreciable), pero supone un coste muy elevado (casi nunca cuantificado y por tanto oculto) en el mantenimiento de un sistema de información-gestión basado en excel. ¡Cuidado con los excels…hay que mantenerlos bajo control!
  4. Deberíamos no informatizar el proceso y gestionarlo visualmente con papel y lápiz aquellos procesos de bajo valor añadido. Aunque parece una solución de la “Edad de Piedra”, en realidad en un sistema muy válido y en algunos casos mucho más recomendable que cualquiera de los otros. Ya hemos dicho que también es un primer paso muy recomendable cuando no tenemos clara la forma de trabajar. Un sistema físico, hard, visual, con papeles, es una muy buena opción para definir y mejorar nuestra organización y llevarla al nivel adecuado para plantearse una informatización futura.

Plantear estas cuestiones nos ayuda a aclarar el sentido que tiene para nuestros clientes abordar un desarrollo de software a medida. Si, finalmente, la respuesta a la pregunta del post es un SI, entonces tenemos la certeza de que el proyecto va a tener sentido para nuestro cliente y por lo tanto también lo tendrá para nosotros. Entonces, ¡manos a la obra!

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  1. […] previstos. Es por ello que en el primer post de esta serie nos planteábamos la siguiente pregunta ¿necesito un software a medida? El objetivo era reflexionar, junto con nuestro cliente, sobre la conveniencia de una solución a […]

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